こんにちは、弁護士法人豊前総合法律事務所の西村幸太郎です。

未払い残業代の問題は、単なる給与計算のミスではありません。固定残業代制度の運用や労働時間管理を誤ることで、企業は多額の未払い残業代請求や付加金の支払いを求められる可能性があります。

そのため、残業代トラブルを防ぐためには、制度の仕組みだけでなく、日々の運用や労働時間管理についても理解しておくことが大切です。

今回は、地方維新塾第1回セミナーでも解説した「固定残業代制度のリスクと、会社が整備すべき労働時間管理のポイント」について、もう一度整理してお伝えします。

固定残業代制度が抱える3つの法務リスク

固定残業代制度（みなし残業制度）は、多くの企業で導入されています。しかし、「固定残業代を支払っているから残業代の問題は起きない」と考えるのは危険です。

制度の設計や運用を誤ると、かえって大きな労務トラブルにつながる可能性があります。

以下より、固定残業代制度が抱える代表的な法務リスクについてみていきましょう。

①：有効性の否認

固定残業代制度は、導入すれば自動的に有効になるわけではありません。

固定残業代として支払われている金額が基本給と明確に区別されていること（何時間分の残業代に相当するのか、実際の残業代が従業員に明示されている等）など、一定の条件を満たす必要があります。

これらの要件を満たしていない場合、裁判所から固定残業代制度そのものが無効と判断されるリスクが発生します。

制度が無効と判断されれば、会社が想定していなかった残業代請求へ発展しかねないでしょう。

②：未払い残業代の遡求

固定残業代制度が否定された場合、会社は本来支払うべきだった残業代との差額を遡って請求される可能性があります。

特に現在は残業代請求の時効が3年となっており、対象となる従業員が複数いる場合、その金額は非常に大きくなります。

会社としては適切に給与を支払っているつもりでも、制度設計や運用に問題があれば、後になって多額の未払い残業代が発覚することがあるのです。

③：付加金の負担増

未払い残業代の問題では、本来の残業代だけで終わらない場合が存在します。

裁判所は、悪質なケースについて、未払い残業代と同額の「付加金」の支払いを命じることがあります。

さらに、固定残業代制度が否定された結果、固定残業代として支払っていた金額が残業代として認められず、基礎賃金の一部として再計算されることも。

その結果、会社が想定していた以上の負担が生じる可能性があります。

これらが生み出す経営リスクとは

固定残業代制度の問題は、単なる法務リスクにとどまりません。

未払い残業代が発覚すると、給与体系は全従業員に適用されておりますし、ひとりが未払残業代を請求すれば同調心理でオレもオレもとなりやすいため、集団的な請求につながる可能性があります。

また、経営者・担当者への不信感から離職率が高まったり、SNSで悪評を発信され、会社の評価が下がったり、その結果今後の採用難へ発展したりと、悲しい展開が予想されます。

さらに、会計上は黒字であっても、未払い残業代などの支払いが一時的に集中すると、資金繰りが悪化し、残業代や買掛金・未払金などの支払いに必要な現金や、仕入れのための現金を確保できなくなることがあります。

その結果、いわゆる黒字倒産に至る可能性だって否定できません。

固定残業代制度は便利な仕組みである一方、その運用を誤ると経営全体を揺るがすリスクを抱えているのです。

従業員が残業代請求をする2つの心理

残業代請求というと、「一部の従業員だけが行うもの」と考える経営者もいらっしゃいます。

しかし実際には、人間の心理的な傾向が請求行動を後押ししている側面があります。

セミナーのなかで、特に重要なものとして「損失回避の法則」と「同調心理」の2つを挙げましたが、こちらについてもう一度解説します。

損失回避の法則が請求行動を後押しする

人は利益を得ることよりも、損失を取り戻したいという感情を強く持つ傾向があります。

たとえば、「これから10万円もらえる」という話よりも、「本来もらえるはずだった10万円を受け取っていなかった」という話の方が、強い行動につながりやすいのです。

未払い残業代も同様です。

従業員から見ると、残業代請求は新たな利益を得る行為ではなく、「本来受け取るべきだった賃金を取り戻す行為」として認識されます。

また、固定残業代制は、「本来の残業代より多く手当をもらえる可能性がある制度」というプラスの側面にはフォーカスされにくく、「本来の残業代をチョロまかされてるのでは、損してるのでは」というマイナスの側面が強調され、疑心暗鬼になってしまうリスクがあります。

そのため、会社側が想定する以上に、請求への心理的ハードルは低い場合があります。

同調心理が集団請求を生み出す

もう一つの要因が、上述した同調心理です。人は自分一人では行動しなくても、周囲が行動していると、その流れに合わせて動く傾向があります。

たとえば、一人の従業員が残業代請求を行った場合、それまで不満を抱えていた他の従業員まで「あの人が請求できるなら自分も請求できるのではないか」と考えることがあります。

結果として、一人の請求をきっかけに複数の従業員が請求に参加するケースもあります。

だからこそ、経営者としては「請求されてから対応する」のではなく、問題そのものを発生させない仕組みづくりが重要になるのです。

未払い残業代が「恐怖の簿外債務」に繋がる

未払い残業代が恐ろしいのは、貸借対照表には顯れないにもかかわらず、実際には企業が負っている債務である点にあります。 しかも、その存在に気付かないまま時間が経過すると、時効期間の範囲内で請求額は積み上がり続けます。 さらに、固定残業代制度の無効や労働時間認定の問題が発生した場合には、想定以上の支払い義務が生じる可能性もあります。 経営者としては「問題が起きていない」と感じていても、それは単に表面化していないだけかもしれません。 未払い残業代は、発生した時点で対処するのではなく、発生しない状態を作ることが大切なのです。

残業代トラブルを防ぐために会社が整備すべきこと

未払い残業代の問題は、従業員から請求を受けてから対応するものではありません。

そもそもトラブルが発生しないよう、日頃からルールと運用を整備しておくことが求められます。

以下より、労働時間管理において特に大切な対応策をみていきましょう。

就業規則・雇用契約書に労働時間と休憩時間を明記する

労働時間管理の基本となるのが、就業規則や雇用契約書です。

始業時刻や終業時刻、休憩時間などの基本的なルールが曖昧なままでは、後から労働時間を巡るトラブルが発生しやすくなります。

また、会社としては当然のルールだと思っていても、文書化されていなければ従業員との認識にズレが生じることがあります。

労働時間や休憩時間については、実際の運用と一致した内容を就業規則や雇用契約書に明記し、従業員へ周知しておきましょう。

残業申請・許可制を導入する

残業代トラブルを防ぐためには、「どの残業が会社の指示によるものなのか」を明確にする必要があります。

その方法の一つが、残業申請・許可制の導入です。

事前に上司へ申請し、承認を受けたうえで残業を行うルールを整備することで、会社として把握していない残業を減らすことができます。

また、就業規則に残業申請の手続きやルールを明記し、申請書や記録を残しておけば、後に労働時間を巡る争いが生じた場合にも客観的な資料となります。

もちろん、許可していない残業であれば一切責任を負わないというわけではありません。

しかし、労働時間管理の仕組みを整備しておくことは、トラブル防止の観点から大きな意味を持つのです。

業務命令書を整備し「黙示の指示」をなくす

残業代トラブルでは、「会社が残業を命じたのか」が争点になることがあります。

経営者としては指示を出したつもりがなくても、「この仕事を今日中に終わらせてほしい」「残業しなければ終わらない業務量を与えていた」といった状況があれば、従業員側から黙示的な指示があったと主張される可能性があります。

そこで重要になるのが、業務命令書や指示系統の整備です。

どのような業務を、いつまでに、誰の指示で行うのかを明確にしておくことで、労働時間や業務命令を巡る認識のズレを防ぎやすくなります。

固定残業代制度を適切に運用する

固定残業代制度そのものは、違法な制度ではありません。

しかし、制度の内容が従業員に十分伝わっていなかったり、基本給と固定残業代の区分が曖昧だったりすると、その有効性が否定される可能性があります。

また、固定残業時間を超えた残業が発生しているにもかかわらず追加支給を行っていない場合も、未払い残業代の問題につながります。

固定残業代制度を導入するのであれば、「何時間分の残業代なのか」「超過した場合はどう扱うのか」を明確にし、継続的に運用状況を確認することが必要です。

持ち帰り残業・移動時間・自主的な居残りに注意する

会社が把握していない場所や時間帯で行われる業務にも注意が必要です。

たとえば「自宅での持ち帰り残業」「業務内容によっては労働時間と評価される移動時間」「上司への遠慮から行われる自主的な居残り」などは、会社が見落としやすい典型例です。

経営者としては「自主的にやっていただけ」と考えていても、実際には業務遂行上必要な行為と判断されることがあります。

労働時間管理というと勤怠システムばかりに目が向きがちですが、こうした見えにくい時間が発生していないかを定期的に確認することも、未払い残業代を防ぐうえで重要なポイントです。

まとめ：固定残業代制度は「導入」より「運用」が重要

固定残業代制度は、企業の給与制度として広く活用されています。しかし、制度を導入しただけで残業代トラブルを防げるわけではありません。

制度設計が不十分であれば有効性を否定される可能性がありますし、運用が形骸化していれば未払い残業代や付加金の支払いにつながることもあります。

重要なのは、「固定残業代制度を導入しているから安心」と考えるのではなく、労働時間を適切に管理し、就業規則や雇用契約書、業務命令のルールまで含めて継続的に見直していくことです。

未払い残業代の問題は、発生してから対応するよりも、発生しない仕組みを整備する方がはるかに負担は小さくなります。

自社の運用に少しでも不安がある場合は、早めに専門家へ相談し、制度と実態にズレが生じていないか確認してみることをおすすめします。

さて、3回にわたり第一回目セミナーのレポートをお届けしてまいりましたが、次回第2回目は今週6/19(金)に開催されます。

テーマは「モンスター社員」に振り回されない組織の作り方です。セミナーではレポート化できないような内容もお話ししますので、ぜひご参加ください。

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